Procedura korzystania z dziennika elektronicznego

Procedura korzystania z dziennika elektronicznego

§1. Postanowienia ogólne

1. W Przedszkolu Miejskim nr 11 im. Tony Halika w Toruniu funkcjonuje dziennik papierowy oraz dziennik elektroniczny za pośrednictwem przedszkolnej strony www, która przekierowuje na adres https://uonetplus.vulcan.net.pl/TORUN
2. Oprogramowanie to oraz usługi z nim związane dostarczane są przez firmę zewnętrzną VULCAN współpracującą z przedszkolem.
3. Za niezawodność systemu, ochronę danych osobowych umieszczonych na serwerach odpowiada firma nadzorująca pracę dziennika elektronicznego, pracownicy przedszkola, którzy mają bezpośredni dostęp do edycji i przeglądania danych oraz rodzice w zakresie udostępnionych im danych.
4. Podstawą prawną funkcjonowania dziennika elektronicznego, przechowywania i przetwarzania w nim danych dzieci, rodziców oraz dokumentowanie przebiegu nauczania jest:

1)  Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji,

2) Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

5. Administratorem danych osobowych jest dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 11 im. Tony Halika w Toruniu.
6. Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja obowiązków wynikających z Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.
7. Wszyscy upoważnieni pracownicy przedszkola oraz rodzice/prawni opiekunowie dziecka zobowiązani są do stosowania zasad zawartych w poniższym dokumencie.
8. Pracownicy/nauczyciele uzyskujący dostęp do systemu powinni zostać przeszkoleni w obsłudze dziennika elektronicznego przez Administratora Dziennika Elektronicznego przed rozpoczęciem z nim pracy.
9. Rodzicom/opiekunom prawnym na pierwszym zebraniu w nowym roku szkolnym zapewnia się możliwość zapoznania się ze sposobem działania i funkcjonowania dziennika elektronicznego.
10. Procedura korzystania z dziennika elektronicznego dostępna jest na stronie internetowej przedszkola.
11. Dziennik elektroniczny udostępniany jest rodzicom/prawnym opiekunom bezpłatnie.

§2. Konta w dzienniku elektronicznym

1. Każdy użytkownik posiada własne konto w systemie dziennika elektronicznego, za które osobiście odpowiada.
2. Hasło musi się składać z określonej ilości znaków i jest kombinacją liter małych i wielkich oraz przynajmniej jednej cyfry. Login do swojego konta, który służy użytkownikowi do zalogowania jest adresem e-mail podanym wychowawcy na pierwszym zebraniu. Konstrukcja systemu wymusza na użytkowniku okresową zmianę hasła.
3. Użytkownik jest zobowiązany stosować zasady bezpieczeństwa w posługiwaniu się loginem i hasłem do systemu.
4. Hasło umożliwiające dostęp do zasobów sieci każdy użytkownik (Administrator Dziennika Elektronicznego, Dyrektor Przedszkola, Wychowawca, Nauczyciel, Pracownik Sekretariatu, Rodzic) utrzymuje w tajemnicy również po upływie ich ważności.
5. Przystępując do logowania użytkownik powinien:

1) korzystać wyłącznie z zaufanego sprzętu umożliwiającego dostęp do Internetu,

2) aktualizować przeglądarkę internetową i dbać o jej prawidłowe ustawienia,

3)  zainstalować program antywirusowy,

4) upewnić się czy w obrębie okna przeglądarki internetowej znajduje się symbol kłódki, oznaczający że połączenie jest szyfrowane specjalnym protokołem SSL, pozwalającym na bezpieczną komunikację,

5) nie zapisywać w oknie przeglądarki ani na plikach komputerowych hasła dostępu do dziennika elektronicznego,

6) nie pozostawiać bez nadzoru aktywnego konta – każdorazowo wylogować się z systemu dziennika elektronicznego.

6. W dzienniku elektronicznym funkcjonują następujące grupy kont posiadające odpowiadające im uprawnienia:

1) Konto rodzica:

a) dostęp do wiadomości systemowych,

b) dostęp do komunikatów,

c) dostęp do konfiguracji własnego konta.

 

2) Konto wychowawcy/nauczyciela/specjalisty:

a) zarządzanie swoimi tematami zajęć oraz zastępstwami,

b) wysyłanie wiadomości indywidualnych i grupowych do rodziców i nauczycieli,

c) dostęp do komunikatów,

d) dostęp do konfiguracji konta,

e) dostęp do wydruków,

f) dostęp do własnych planów pracy,

g) wgląd w podstawowe dane osobowe dzieci,

h) dostęp i możliwość edycji wprowadzonych planów pracy,

i) dostęp do internetowej biblioteki i korzystanie z niej,

j) wgląd w statystyki wszystkich wychowanków,

k) dostęp do wiadomości systemowych,

l) dostęp do eksportów.

 

3) Konto dyrektora/administratora:

a) wszystkie uprawnienia nauczyciela,

b) modyfikacja rejestru obserwacji,

c) edycja danych wszystkich dzieci,

d) wgląd w statystyki wszystkich dzieci,

e) wgląd w statystyki logowań,

f) możliwość wysyłania i odbierania wiadomości,

g) dostęp do komunikatów,

h) dostęp do konfiguracji konta,

i) dostęp do wydruków,

j) dostęp do eksportów,

k) dostęp do danych znajdujących się w panelu dyrektorskim,

l) dostęp do terminarza,

ł) zarządzanie wszystkimi danymi przedszkola: jednostki, grupy, dzieci, nauczyciele, , zajęcia,

m) wgląd w listę kont użytkowników,

n) zarządzanie zablokowanymi kontami,

o) dostęp do ogłoszeń przedszkola,

p) zarządzanie/ zatwierdzanie planem pracy nauczycieli,

r) dostęp do panelu administratora,

s) dostęp do Sekretariatu.

 

4) Konto sekretariat:

a) wgląd w listę kont użytkowników,

b) edytowanie i zarządzanie danymi dzieci,

c) rejestrowanie kandydatów,

d) dokonywanie eksportu i eksportu danych,

e) dostęp do wszystkich wydruków dostępnych w programie,

f) przygotowanie szablonów dokumentów i zaświadczeń,

g) prowadzenie księgi ewidencji dzieci i księgi dzieci,

h) dostęp do danych archiwalnych dzieci,

i) możliwość wysyłania i odbierania wiadomości.

7. Uprawnienia przypisane do kont, w szczególności tych dyrektorskich, nauczycielskich oraz administratorskich mogą zostać zmienione przez Administratora Dziennika Elektronicznego. Aktualna lista uprawnień publikowana jest w dokumentacji Systemu dostępnej po zalogowaniu na kontach Dyrektora Szkoły oraz Administrator Dziennika Elektronicznego.

§3. Przekazywanie informacji w dzienniku elektronicznym.

1.W dzienniku elektronicznym do przekazywania i wymiany informacji służą moduły WIADOMOŚCI (indywidualne i grupowe), dostępny w oknie startowym dziennika. Należy go wykorzystywać, gdy potrzebna jest informacja zwrotna o przeczytaniu wiadomości lub odpowiedzi na pytanie oraz gdy chcemy przekazać wiadomość tylko pewnej grupie osób np. rodzicom tylko jednej grupy, nauczycielom.

2. Odczytanie informacji przez rodzica/opiekuna prawnego zawartej w module WIADOMOŚCI jest równoznaczne z przyjęciem wiadomości treści komunikatu co potwierdzone zostaje automatycznie odpowiednią adnotacją systemu przy wiadomości. Adnotacją potwierdzającą odczytanie wiadomości w systemie uważa się za równoważną dostarczeniu jej do rodzica/prawnego opiekuna dziecka.
3. Za pomocą WIADOMOŚCI można powiadomić rodziców/opiekunów prawnych o zebraniach, konsultacjach, organizowanych uroczystościach itp.
4. W przedszkolu w dalszym ciągu funkcjonują dotychczasowe formy komunikacji: zebrania i indywidualne spotkania z nauczycielami, konsultacje, aplikacja Teams.
5. Moduł WIADOMOŚCI nie może zastąpić oficjalnych podań papierowych, które regulują przepisy odnośnie przedszkolnej dokumentacji.
6. Nauczyciel jest zobowiązany w ciągu 3 dni roboczych odpowiedzieć na wiadomość od rodzica. W przypadku nieobecności nauczyciela termin ulega wydłużeniu (odpowiada w ciągu 3 dni roboczych od dnia powrotu).
7. Zakazuje się usuwania WIADOMOŚCI nauczycieli i rodziców/opiekunów prawnych. Wszystkie informacje, można będzie usunąć pod koniec sierpnia, przed rozpoczęciem nowego roku szkolnego. Zapewni to całkowitą archiwizacją danych przez firmę oraz Administratora Dziennika Elektronicznego oraz da możliwość poprawnego odczytania w przyszłości.
8. W przedszkolu w dalszym ciągu obowiązuje Regulamin elektronicznej ewidencji. W celu rejestracji godzin przyjścia i wyjścia dziecka z przedszkola, wprowadza się czytnik rejestrujący wejścia i wyjścia dziecka oraz indywidualne karty zbliżeniowe z przypisanym numerem. Wydruki z ewidencjonera przechowywane są przez nauczyciela/wychowawcę w odrębnej dokumentacji.

§4. Administrator dziennika elektronicznego.

1. Za poprawne funkcjonowanie dziennika elektronicznego odpowiedzialny jest administrator dziennika elektronicznego.
2. Funkcję tą pełni Dyrektor, który może nadać te uprawnienia również wicedyrektorowi przedszkola oraz pracownikom administracyjnym.
3. Każdy zauważony i zgłoszony Administratorowi Dziennika Elektronicznego, przypadek naruszenia bezpieczeństwa ma być zgłoszony firmie zarządzającej, w celu podjęcia dalszych działań.
4. Jeśli nastąpi zablokowanie konta nauczyciela, administrator ma obowiązek:

1) skontaktować się osobiście z nauczycielem i wyjaśnić powód blokady,

2) w razie stwierdzenia próby naruszenia bezpieczeństwa, powiadomić firmę nadzorującą,

3) wygenerować i przekazać nowe jednorazowe hasło dla nauczyciela.

§5. Dyrektor przedszkola.

1. Dyrektor lub wicedyrektor na bieżąco dokonuje kontroli poprawności uzupełniania dziennika elektronicznego.
2. Do 20 września dyrektor przedszkola sprawdza wypełnienie przez wszystkich wychowawców/nauczycieli danych dzieci potrzebnych do prawidłowego działania dziennika elektronicznego.
3. Dyrektor przedszkola jest zobowiązany do:

1) systematycznego sprawdzania statystyki logowań,

2) przekazywania uwag i ważnych informacji za pomocą wiadomości,

3) dochowywania tajemnicy odnośnie postanowień zawartych w porozumieniu, mogących narazić działanie systemu informatycznego na utratę bezpieczeństwa.

§6. Wychowawca/nauczyciel/specjalista.

1.Dziennik elektroniczny danej grupy prowadzą wyznaczeni przez dyrektora przedszkola wychowawcy.

2. Każdy wychowawca jest odpowiedzialny za prowadzenie dziennika elektronicznego w swojej grupie w zakresie opisanym w poniższym rozdziale.
3. Wychowawca grupy odpowiedzialny jest za wprowadzenie planu pracy, wszyscy nauczyciele za systematyczne zapisy w dzienniku.
4. Wychowawca grupy powinien zwrócić szczególną uwagę na moduł Edycja Danych Przedszkolaków. Poza wszystkimi elementami potrzebnymi do późniejszego wydruku – obserwacjami, diagnozami wypełnia pola odnośnie telefonów komórkowych rodziców. Wychowawca systematycznie uzupełnia i aktualizuje wpisy np.: o wycieczkach, ważnych wydarzeniach z życia grupy, kontaktach z rodzicami itp.
5. Jeśli w danych osobowych nastąpią zmiany np.: zmiana nazwiska, adresu, wychowawca grupy ma obowiązek zgłosić ten fakt dyrektorowi przedszkola. Nie powinien zmian dokonywać samodzielnie.

6.Każdy nauczyciel prowadzący jest osobiście odpowiedzialny za systematyczne wpisywanie do dziennika elektronicznego dziennych zapisów dnia.

7. W przypadku prowadzenia zajęć za nieobecnego nauczyciela, nauczyciel ma obowiązek dokonywać zaznaczeń według zasad określonych w systemie dziennika elektronicznego, tj. przy wpisywaniu tematu należy zaznaczyć opcję Zastępstwo.
8. Nauczyciel jest zobligowany do ochrony komputera, z którego loguje się do dziennika elektronicznego, tak aby osoba postronna nie miała dostępu do komputera.
9. Po każdym zalogowaniu się do dziennika nauczyciel powinien sprawdzić wiarygodność informacji o ostatniej wizycie w dzienniku elektronicznym, która będzie widoczna zaraz po zalogowaniu się na swoje konto.
10. W razie zauważenia naruszenia bezpieczeństwa nauczyciel powinien niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie Administratora Dziennika Elektronicznego odpowiedzialnego za dziennik elektroniczny. Po zakończeniu pracy nauczyciel musi pamiętać o wylogowaniu się z konta.
11. Nauczyciel powinien dbać by poufne dane prezentowane na monitorze komputera nie były widoczne dla osób trzecich – odpowiednie ustawienie monitora.

§7. Sekretariat.

1. Za obsługę konta Sekretariat odpowiedzialna jest dyrektor, wicedyrektor i pracownik administracyjny.
2. Wicedyrektor, pracownik administracyjny zobowiązani są do przestrzegania przepisów zapewniających ochronę danych osobowych i dóbr osobistych dzieci w szczególności do nie podawania żadnych informacji z systemu drogą nie zapewniającą weryfikacji tożsamości osoby (np. drogą telefoniczną).
3. Wicedyrektor, pracownik administracyjny zobowiązani są za wpisanie danych osobowych nowych dzieci do księgi oraz edycję danych dotyczących: skreśleń z listy, przeniesienia do innej grupy oraz zmiany danych osobowych.
4. Wicedyrektor, pracownik administracyjny zobowiązani są do jak najszybszego przekazywania wszelkich informacji odnośnie nieprawidłowego działania i funkcjonowania dziennika elektronicznego lub zaistniałej awarii zgłoszonej przez nauczyciela Administratorowi Dziennika Elektronicznego.

§8. Rodzic.

1. Rodzice/prawni opiekunowie mają swoje niezależne konto w systemie dziennika elektronicznego, dających możliwość komunikowania się z nauczycielami w sposób zapewniający ochronę dóbr osobistych innych dzieci, zgłaszanie nieobecności dziecka w przedszkolu.
2. W przypadku chęci odrębnego dostępu do systemu przez dwoje rodziców istnieje taka możliwość po podaniu drugiego adresu e – mail rodzica/opiekuna prawnego.
3. Rodzic/opiekun prawny osobiście odpowiada za swoje konto w dzienniku elektronicznym i ma obowiązek nie udostępniania go innym nieupoważnionym osobom.

§9. Postępowanie w czasie awarii aplikacji dziennika elektronicznego.

1. W razie awarii systemu dziennika elektronicznego, komputera lub sieci informatycznej, osoba obsługująca ma obowiązek każde prowadzone przez siebie zajęcia dokumentować, a po naprawieniu awarii wprowadzić dane do dziennika.
2. Wszystkie awarie sprzętu komputerowego, oprogramowania czy sieci komputerowych, mają być zgłaszane osobiście w dniu zaistnienia dyrektorowi przedszkola-Administratorowi Dziennika Elektronicznego.
3. W żadnym przypadku nauczycielowi nie wolno podejmować samodzielnej próby usunięcia awarii ani wzywać do naprawienia awarii osób do tego niewyznaczonych.

§10. Postanowienia końcowe.

1. Wszystkie tworzone dokumenty i nośniki informacji, powstałe na podstawie danych z elektronicznego dziennika, mają być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie lub kradzież.
2. Nie wolno przekazywać żadnych informacji odnośnie np.: haseł, frekwencji itp., rodzicom drogą telefoniczną, która nie pozwala na jednoznaczną identyfikację drugiej osoby.
3. Możliwość edycji danych dziecka mają; Administrator Dziennika Elektronicznego, Wychowawca / Nauczyciel.
4. Wszystkie dane osobowe dzieci i ich rodziców/opiekunów prawnych są poufne.
5. Przedszkole może udostępnić dane dziecka bez zgody rodziców odpowiednim organom na zasadzie oddzielnych przepisów i aktów prawnych obowiązujących w przedszkolu np. innym placówkom w razie przeniesienia, uprawnionym urzędom kontroli lub nakazu sądowego.
6. Wszystkie poufne dokumenty i materiały utworzone na podstawie danych z dziennika elektronicznego, które nie będą potrzebne, należy zniszczyć w sposób jednoznacznie uniemożliwiający ich odczytanie.
7. Osoby z zewnątrz (serwisanci, technicy itp.), jeśli wymaga tego potrzeba zobowiązują się do poszanowania i zachowania tajemnicy wynikającej z Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, potwierdzając to własnoręcznym podpisem na odpowiednim dokumencie.
8. W razie kontroli z zewnątrz przez organ uprawniony do kontrolowania dokumentacji pracy przedszkola, na polecenie dyrektora przedszkola, na czas kontroli Administrator Dziennika Elektronicznego udostępnia wyznaczonej do tego celu osobie specjalne konto w dzienniku elektronicznym, dające możliwość sprawdzenia jego funkcjonowania bez możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian pod warunkiem złożenia deklaracji o dochowaniu tajemnicy służbowej i ochronie danych osobowych.
9. Dokumentacja z funkcjonowania dziennika elektronicznego, wydruki, płyty CD lub DVD z danymi powinny być przechowywane w przedszkolnym archiwum.
10. Niniejsza procedura została wprowadzona Zarządzeniem dyrektora nr 17/2021 z dnia 31.08.2021r.
11. Procedura korzystania z dziennika elektronicznego w Przedszkolu Miejskim nr 11 im. Tony Halika w Toruniu wchodzi w życie z dniem 1 września 2021.